Versione del 31 ottobre 2026
Informativa privacy del CRM e del collegamento Gmail
Questa informativa descrive il trattamento dei dati nell’applicazione CRM – BY VITTORIO, raggiungibile su crm.macchine-pulizia.com, con particolare riferimento al collegamento delle caselle Gmail aziendali. È rivolta agli utenti autorizzati e alle persone i cui dati sono presenti nelle comunicazioni e nelle schede del CRM.
1. Identità e contatti
Il titolare del trattamento è Pulimacchine S.r.l., con sede in Via Ponchielli 81, 26024 Paderno Ponchielli (CR), P.IVA 00956670194.
Contatto per la privacy e per l’esercizio dei diritti: ventura@pulimacchine.it. Il referente riceve le richieste per conto del titolare. Questa indicazione non costituisce nomina di un responsabile della protezione dei dati (DPO).
2. Dati trattati
Il CRM contiene anagrafiche e recapiti professionali, relazioni tra aziende e contatti, richieste, opportunità, dati delle macchine e dei contratti, attività commerciali e dati economici inseriti o importati dagli utenti autorizzati.
Per gli utenti del CRM sono trattati identificativi, indirizzo di accesso, ruolo, brand e permessi assegnati, dati tecnici necessari all’autenticazione e registrazioni delle operazioni previste dall’applicazione.
Quando viene collegata una casella Gmail, il CRM può acquisire l’indirizzo dell’account, identificativi di messaggi e conversazioni, mittenti e destinatari, oggetto, testo, data, direzione e stato del messaggio, oltre ai nomi e ai riferimenti degli allegati. Gli allegati richiesti dall’utente vengono recuperati da Gmail per il download. Sono conservati anche i messaggi preparati e gli esiti degli invii dal CRM.
3. Finalità e basi giuridiche
Le funzionalità servono a gestire rapporti commerciali, richieste di informazioni, offerte, forniture e servizi, corrispondenza professionale e sicurezza degli accessi. Le basi giuridiche devono essere individuate secondo il rapporto concreto: misure precontrattuali o contrattuali, obblighi applicabili e, ove pertinente e documentato, legittimo interesse alla gestione e protezione delle attività aziendali.
Il collegamento tecnico autorizzato su Google non costituisce, da solo, consenso al marketing da parte dei destinatari né autorizzazione al controllo dei lavoratori. Per la gestione dei rapporti professionali e la sicurezza si applicano le basi giuridiche pertinenti al rapporto e gli eventuali obblighi di legge; per finalità ulteriori occorre un presupposto distinto.
4. Autorizzazioni Google
- openid ed email: identificare l’account autorizzato e verificare che corrisponda alla casella scelta.
- gmail.readonly: leggere e sincronizzare la posta. La sincronizzazione esclude spam, cestino e bozze dalla visualizzazione e non segna come letti, modifica o elimina messaggi su Google.
- gmail.send: inviare i messaggi preparati nel CRM dopo la conferma di invio dell’utente autorizzato. Il processo di sincronizzazione non invia messaggi.
Il collegamento usa OAuth: la password dell’account Google non viene richiesta né memorizzata dal CRM. Il token necessario al collegamento continuativo è conservato cifrato. Il rifiuto dell’autorizzazione impedisce le funzioni Gmail per quella casella e non conferisce diritti aggiuntivi nel CRM.
5. Sincronizzazione e associazioni
La prima sincronizzazione recupera progressivamente lo storico disponibile; i passaggi successivi acquisiscono gli aggiornamenti. Il CRM conserva sul proprio database una copia del testo e dei metadati dei messaggi sincronizzati. Gli indirizzi sono confrontati con i recapiti delle schede per mostrare la corrispondenza collegata ai contatti e alle aziende, nei limiti dei permessi dell’utente.
La posta HTML viene presentata come testo e non carica le immagini remote dei messaggi. Alcuni contenuti possono essere troncati o disponibili soltanto in Gmail.
6. Chi può accedere
Nell’interfaccia e nelle funzioni della posta del CRM, una casella personale e i suoi messaggi sono accessibili al rispettivo titolare; il ruolo Admin non concede automaticamente l’accesso alla posta personale altrui. Le caselle condivise sono accessibili agli utenti esplicitamente assegnati, secondo i permessi di lettura e invio.
Questa separazione applicativa non equivale a una protezione crittografica contro chi amministra direttamente il server o il database. Eventuali accessi tecnici devono essere autorizzati e limitati alle esigenze di gestione, assistenza, sicurezza o obblighi applicabili. Non sono previste funzioni per il controllo automatico delle prestazioni del personale.
7. Fornitori, destinatari e trasferimenti
Il collegamento alla posta utilizza i servizi di Google. I messaggi inviati sono trasmessi ai destinatari indicati dall’utente. Per il funzionamento del CRM possono intervenire fornitori di infrastruttura, assistenza e backup, nei limiti dei rispettivi incarichi.
Il server CRM si trova presso la sede aziendale. Una copia di backup del database, che può comprendere i messaggi sincronizzati, viene cifrata e caricata su Google Drive nella cartella aziendale autorizzata. Il servizio verifica il recupero e l’integrità della copia. I servizi Google sono disciplinati dalle condizioni e dagli accordi applicabili all’account aziendale. La presenza del server in sede non garantisce che tutti i trattamenti dei fornitori esterni avvengano nello Spazio economico europeo. Per conoscere fornitori tecnici incaricati, localizzazioni e garanzie applicabili agli eventuali trasferimenti, è possibile contattare il titolare all’indirizzo indicato nella sezione 1.
8. Utilizzo limitato dei dati Google
L’utilizzo dei dati ottenuti tramite le API Google e il loro eventuale trasferimento devono rispettare la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. I dati Gmail sono destinati alle funzioni di posta e alle associazioni visibili nel CRM. Non sono destinati alla vendita, alla profilazione pubblicitaria, alla valutazione del merito creditizio o all’addestramento di modelli di intelligenza artificiale generali. Gli accessi umani sono limitati alle autorizzazioni degli utenti e alle eccezioni ammesse dalle regole Google e dalla normativa applicabile.
9. Conservazione e cancellazione
La versione in uso non prevede un termine automatico di cancellazione delle copie Gmail dal CRM. Il servizio di backup effettivo esegue ogni giorno alle 04:00, ora italiana, una copia cifrata PostgreSQL su Google Drive e ne verifica il recupero; lo script esaminato non elimina né ruota le copie già salvate. La cancellazione o lo spostamento di un messaggio su Google può nasconderlo nella consultazione CRM senza eliminarne immediatamente la copia dal database.
- Posta operativa nel CRM: conservazione durante la gestione del rapporto; riesame almeno annuale e valutazione della necessità di conservare le copie entro 24 mesi dalla chiusura dell’ultima pratica collegata, con rimozione di quelle che non risultano più necessarie. Non si applica una cancellazione indiscriminata in base alla sola data del messaggio.
- Documenti contrattuali, amministrativi e corrispondenza necessaria: esclusione dalla rimozione ordinaria quando occorre conservarli per obblighi applicabili, rapporti ancora aperti o tutela dei diritti; verifica distinta per categoria e pratica.
- Bozze mai inviate: riesame dopo 90 giorni di inattività per la rimozione delle bozze non più necessarie, previa verifica dell’assenza di pratiche aperte collegate.
- Backup ordinari: il piano di rotazione individuato prevede 7 copie giornaliere, 4 settimanali e 12 mensili. Alla data della presente versione, lo script effettivamente in uso non attua tale rotazione e non elimina le copie esistenti; la loro selezione e rimozione richiedono una gestione distinta da parte del referente tecnico. Si tratta di un numero di copie, non di una scadenza garantita di 12 mesi; occorre verificare esecuzioni, cestino della destinazione e copie straordinarie di manutenzione.
- Storico, audit e registri tecnici: inventario e definizione separata dei termini secondo finalità di sicurezza, tracciabilità e obblighi applicabili. L’applicazione non prevede lo svuotamento automatico dello storico.
Per chiedere la cancellazione dei dati o delle copie del CRM occorre rivolgersi al referente indicato, che verifica la richiesta e gli eventuali obblighi di conservazione. Le copie nei backup richiedono una gestione distinta secondo il piano di conservazione adottato.
10. Revoca del collegamento
È possibile revocare l’accesso Google dalla pagina Collegamenti con app e servizi di terze parti. La revoca impedisce ulteriori operazioni quando il servizio Google non accetta più le credenziali. Non elimina automaticamente i messaggi già copiati nel CRM: la loro cancellazione richiede una richiesta e una procedura separata.
11. Diritti e richieste
Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione al trattamento; può inoltre revocare un eventuale consenso e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le richieste vanno indirizzate al titolare ai recapiti confermati nella sezione 1. Il CRM non offre una funzione automatica di esportazione della posta per l’esercizio dei diritti: la richiesta viene gestita dal referente autorizzato.
12. Sessioni e aggiornamenti
Il CRM utilizza i dati di sessione necessari all’accesso e alla protezione delle operazioni. Questa informativa non copre eventuali tracciamenti di siti esterni o nuove integrazioni non esaminate. Modifiche alle finalità o ai dati Google richiesti devono essere comunicate e, quando necessario, autorizzate nuovamente prima dell’uso.